Was ist das eigentlich?
Denken Sie an die Poststelle eines größeren Betriebs. Alles, was ankommt, landet zuerst dort. Jemand sieht sich die Sendung an und bringt sie in die richtige Abteilung. Ist der Empfänger im Urlaub, geht die Sendung an die Vertretung. Kommt nach Feierabend noch etwas an, wird es geordnet abgelegt und am nächsten Morgen zugestellt. Ohne diese Stelle würde jeder Brief irgendwo im Haus liegen bleiben.
Eine Telefonanlage macht genau das mit Anrufen. Sie ist die Stelle, an der jedes Gespräch zuerst ankommt, bevor es dorthin geht, wo es hingehört. Wer wann klingelt, wer als Nächstes drankommt, was passiert, wenn niemand abnimmt, und was Anrufer am Samstag hören: All das sind Regeln, die in der Anlage hinterlegt sind.
Wie diese Anlage aussieht, hat sich verändert. Früher war es ein Kasten im Technikraum mit vielen Kabeln. Heute ist es entweder ein deutlich kleineres Gerät, das an Ihr angeschlossen wird, oder ein Dienst, der im Rechenzentrum läuft und den Sie monatlich mieten. Die Aufgabe ist dieselbe geblieben.
Was macht das konkret?
- Sie verteilt eingehende Anrufe. Eine Nummer kann bei mehreren Personen klingeln, nacheinander oder gleichzeitig. So bleibt niemand allein für die Erreichbarkeit verantwortlich.
- Sie regelt Vertretungen. Bei Urlaub, Feierabend oder Mittagspause greifen hinterlegte Regeln, ohne dass jemand daran denken muss.
- Sie hält Wartende. Ist gerade besetzt, hört der Anrufer eine Ansage statt eines Freizeichens ins Leere. Das ist der Unterschied zwischen Geduld und Auflegen.
- Sie verbindet Standorte und Mobiltelefone. Ihr Außendienst ist unter der Firmennummer erreichbar, ohne die private Handynummer herauszugeben.
- Sie liefert Übersicht. Sie sehen, wie viele Anrufe ankommen, wann die Spitzen liegen und wie viele Anrufer aufgelegt haben, bevor jemand abgenommen hat.
Warum ist das für Ihr Unternehmen wichtig?
Ein verpasster Anruf ist selten neutral. Der Interessent, der nach dem fünften Klingeln auflegt, ruft in vielen Branchen nicht noch einmal an, sondern beim nächsten Anbieter. Erreichbarkeit ist damit kein Komfortthema, sondern ein direkter Umsatzfaktor.
Der zweite Punkt ist die Entlastung Ihrer Leute. Ohne klare Regeln landet jeder Anruf beim Hilfsbereitesten im Büro, und der kommt dann zu seiner eigentlichen Arbeit nicht mehr. Eine sinnvoll eingerichtete Verteilung sorgt dafür, dass Anrufe dort ankommen, wo sie beantwortet werden können.
Der dritte Punkt ist Trennung von Beruf und Privatem. Wer über die Anlage erreichbar ist, gibt keine private Nummer heraus und kann abends abschalten. Das klingt klein, ist aber ein häufiger Grund für Unzufriedenheit.
Und schließlich zählt Zuverlässigkeit. Eine Anlage, für die es keine Ersatzteile und keinen Ansprechpartner mehr gibt, wird irgendwann zum Risiko. Meist merkt man das an dem Tag, an dem sie ausfällt.
Brauchen Sie das?
- Bei Ihnen arbeiten mehrere Personen, die telefonisch erreichbar sein müssen
- Anrufe landen häufig bei der falschen Person oder gar nicht
- Sie möchten außerhalb der Öffnungszeiten eine Ansage statt eines Klingelns ins Leere
- Mitarbeiter im Außendienst oder Home-Office sollen unter der Firmennummer erreichbar sein
- Ihre Anlage ist so alt, dass es dafür kaum noch Ersatzteile gibt
So setzen wir das bei Ihnen um
Wir fragen zuerst nach Ihren Abläufen und nicht nach Funktionen. Wer soll wann klingeln, wer vertritt wen, was passiert am Samstagvormittag. Aus diesen Antworten wird die Einrichtung, danach folgen Technik, Rufnummernmitnahme und ein Umstellungstermin, der zu Ihrem Betrieb passt. Wir arbeiten mit Anlagen von AGFEO aus Deutschland, weil sie sich sauber auf kleine und mittlere Betriebe zuschneiden lassen.
Was zu Planung, Umstellung und laufender Betreuung gehört, lesen Sie auf unserer Seite zur Telefonanlage.
Häufige Fragen
Was kostet eine Telefonanlage für einen kleinen Betrieb?
Das hängt an der Zahl der Arbeitsplätze, an den gewünschten Funktionen und daran, ob die Anlage bei Ihnen im Haus steht oder als monatlicher Dienst läuft. Beide Wege sind sinnvoll, sie verteilen die Kosten nur unterschiedlich. Wir nehmen Ihre Anforderungen auf und rechnen Ihnen beide Varianten vorher aus.
Was ist der Unterschied zwischen einer Telefonanlage im Haus und einer aus der Cloud?
Im Haus steht ein Gerät in Ihrem Betrieb, das Ihnen gehört. Bei der Cloud-Variante läuft die Anlage im Rechenzentrum eines Anbieters, und Sie zahlen monatlich. Im Haus haben Sie mehr Kontrolle und einmalige Anschaffungskosten, in der Cloud weniger eigene Technik und laufende Beiträge.
Können wir unsere alten Telefone weiterbenutzen?
Sehr alte Geräte mit klassischem Anschluss passen meist nicht mehr, für einzelne Fälle gibt es aber Adapter. Neuere Telefone lassen sich häufig übernehmen. Wir schauen uns Ihren Bestand an, bevor irgendetwas bestellt wird.
Braucht ein Zwei-Personen-Betrieb überhaupt eine Anlage?
Oft genügt hier eine schlanke Lösung, die im Anschlussgerät oder als kleiner Dienst mitläuft. Sobald aber mehrere Nummern, feste Weiterleitungen, eine Ansage außerhalb der Öffnungszeiten oder mehrere Standorte dazukommen, wird eine richtige Anlage schnell sinnvoll.
Wie lange dauert eine Umstellung?
Die eigentliche Umstellung passiert meist an einem Vormittag. Der größere Teil ist die Vorbereitung, also das Festlegen der Rufnummern, Gruppen und Ansagen sowie die Mitnahme Ihrer bisherigen Nummern. Diesen Teil planen wir mit Vorlauf, damit an dem Tag nichts hakt.