Was ist das eigentlich?
Ein Ladenlokal im Einkaufszentrum ist bequem. Heizung, Reinigung, Sicherheitsdienst und Öffnungszeiten regelt der Betreiber, Sie müssen sich um nichts kümmern. Dafür gilt seine Hausordnung, die Miete steigt mit jedem zusätzlichen Quadratmeter, und Ihre Ware liegt in einem fremden Gebäude. Ein eigenes Geschäftshaus an der Hauptstraße macht etwas mehr Arbeit. Dafür gehören Grundstück und Schlüssel Ihnen, und niemand kann Ihnen den Platz kündigen oder die Regeln ändern.
Nextcloud ist dieses eigene Haus für die tägliche Zusammenarbeit. Nach außen bietet es dieselbe Bequemlichkeit, die man von großen Anbietern kennt: ein Ordner auf dem Rechner, der sich von selbst abgleicht, eine App auf dem Handy, ein Link zum Versenden großer Dateien, ein gemeinsamer Kalender. Nur steht der Server dahinter bei Ihnen im Haus oder in einem Rechenzentrum, das Sie ausgesucht haben.
Der Unterschied fällt im Alltag kaum auf, in zwei Punkten aber sehr deutlich: Die Daten liegen dort, wo Sie es festgelegt haben. Und Sie zahlen nicht für jeden Mitarbeiter monatlich mit, denn die Software selbst ist und ohne Nutzergebühr.
Was macht das konkret?
- Es legt Dateien zentral ab. Alle arbeiten am selben Stand, statt Anhänge hin- und herzuschicken. Ältere Versionen bleiben erhalten und lassen sich zurückholen.
- Es verschickt große Dateien per Link. Ihr Kunde bekommt einen Link mit Ablaufdatum und Kennwort, statt einer E-Mail, die am Anhang scheitert.
- Es bringt Kalender und Kontakte mit. Termine und Adressen liegen im Betrieb zusammen und landen automatisch auf den Mobiltelefonen.
- Es regelt, wer was sehen darf. Die Buchhaltung sieht ihre Ordner, die Werkstatt ihre. Freigaben werden vergeben und wieder entzogen.
- Es arbeitet auf allen Geräten. Browser, Windows-Rechner, Mac, Handy und Tablet greifen auf denselben Bestand zu.
Warum ist das für Ihr Unternehmen wichtig?
Der erste Grund ist ganz praktisch: Ordnung. In vielen Betrieben liegen Dateien in drei Welten gleichzeitig, nämlich auf dem Server, im E-Mail-Postfach und auf privaten Handys. Sobald zwei Leute an derselben Kalkulation arbeiten, entstehen zwei Wahrheiten. Eine gemeinsame Ablage, die auch von unterwegs erreichbar ist, beendet dieses Durcheinander.
Der zweite Grund ist die Kontrolle über Ihre eigenen Unterlagen. Für Kanzleien, Praxen und Betriebe mit sensiblen Verträgen ist es ein handfestes Argument, dass Mandanten- und Patientenunterlagen das Haus nicht verlassen. Sie können jederzeit sagen, wo die Daten liegen und wer Zugriff hat. Das erleichtert Auskünfte nach der und die Antwort auf Fragen von Auftraggebern.
Der dritte Grund sind die laufenden Kosten. Wo je Mitarbeiter monatlich abgerechnet wird, wächst die Rechnung mit jeder Einstellung. Beim eigenen Server zahlen Sie Technik und Betreuung, also Posten, die planbar bleiben, auch wenn Ihr Team größer wird. Ehrlich dazu gehört: Ein eigener Server braucht jemanden, der ihn pflegt, aktualisiert und sichert. Wenn niemand diese Aufgabe übernimmt, ist der gemietete Platz die bessere Wahl.
Brauchen Sie das?
- Ihre Mitarbeiter tauschen Dateien per E-Mail-Anhang oder USB-Stick aus
- Sie arbeiten mit Unterlagen, die das Haus nicht verlassen sollen
- Ihr Team wächst und die monatlichen Nutzergebühren steigen mit
- Mitarbeiter brauchen von der Baustelle oder aus dem Home-Office Zugriff auf dieselben Ordner
- Sie möchten jederzeit sagen können, wo Ihre Daten liegen
So setzen wir das bei Ihnen um
Wir klären zuerst, wie Ihre Ordnerstruktur aussehen soll und wer worauf Zugriff braucht. Danach richten wir den Server ein (im Haus oder in einem Rechenzentrum in Deutschland), sichern den Zugang von außen ab und binden die Geräte Ihrer Mitarbeiter ein. Aktualisierungen, Überwachung und laufen anschließend bei uns mit.
Sollen auch die Postfächer im eigenen Haus liegen, kommt als Mailserver dazu. Nextcloud übernimmt dann Dateien, Kalender und Kontakte, Mailcow die E-Mail. Beides zusammen deckt für viele Betriebe ab, wofür sonst monatlich je Mitarbeiter gezahlt wird.
Wie das mit Ihren übrigen Arbeitsplätzen zusammenspielt, lesen Sie auf der Seite Cloud & Arbeitsplatz. Wir sagen Ihnen dabei offen, ob sich der eigene Server für Ihre Betriebsgröße lohnt.
Häufige Fragen
Was kostet Nextcloud?
Die Software selbst ist quelloffen und kostet keine Gebühr je Mitarbeiter. Kosten entstehen für den Server, die Einrichtung und die laufende Betreuung, auf Wunsch zusätzlich für ein Supportpaket des Herstellers. Je mehr Arbeitsplätze Sie haben, desto stärker fällt ins Gewicht, dass keine monatliche Gebühr je Nutzer anfällt. Wir stellen Ihnen beide Wege vorher gegenüber.
Ist Nextcloud ein Ersatz für Microsoft 365?
Für Dateiablage, Freigaben, Kalender, Kontakte und Videobesprechungen ja. Bei E-Mail-Postfächern und bei der gewohnten Textverarbeitung ist Microsoft 365 für viele Betriebe weiterhin die einfachere Wahl. Häufig setzen wir beides nebeneinander ein: die Postfächer beim einen Anbieter, die Dateien im eigenen Haus.
Können unsere Leute auch von unterwegs darauf zugreifen?
Ja. Es gibt eine App für Mobiltelefone, einen Zugang über den Browser und einen Ordner auf dem Rechner, der sich wie ein normales Laufwerk anfühlt. Den Zugang von außen sichern wir ab und richten eine zweite Stufe beim Anmelden ein, damit ein gestohlenes Kennwort allein nicht genügt.
Wer kümmert sich um Aktualisierungen und Sicherheit?
Das übernehmen wir. Ein Dienst, der aus dem Internet erreichbar ist, muss regelmäßig aktualisiert werden, sonst wird er zur offenen Tür. Wir spielen Aktualisierungen ein, überwachen den Server und sichern ihn mit. Für Sie bleibt es ein Ordner, der einfach funktioniert.
Wo liegen die Daten genau?
Auf einem Server, den Sie bestimmen: im eigenen Haus oder in einem Rechenzentrum in Deutschland. Sie behalten die Kontrolle darüber, wer Zugriff hat und was mit den Daten geschieht. Eine ordentliche Datensicherung brauchen Sie trotzdem, denn der eigene Server ist kein Ersatz für eine Sicherung.