Was ist das eigentlich?
In jedem Betrieb hängt ein Aushang zur Ersten Hilfe. Darauf steht, wer Ersthelfer ist, wo der Verbandkasten hängt, welche Nummer gewählt wird und wer den Rettungswagen an der Einfahrt einweist. Niemand hofft, den Aushang zu brauchen. Aber wenn es soweit ist, redet keiner mehr darüber, wer sich zuständig fühlt. Jeder tut seinen Teil, und das kostet keine Minute Bedenkzeit.
Ein Notfallplan für die IT ist genau dieser Aushang. Er wird an einem ruhigen Tag geschrieben, damit an einem schlechten Tag niemand improvisieren muss. Denn wenn morgens um sieben nichts mehr geht, ist der Serverraum nicht das eigentliche Problem. Das Problem ist, dass fünfzehn Leute im Flur stehen, das Telefon klingelt, ein Kunde eine Lieferung erwartet und drei Personen gleichzeitig anfangen, an derselben Sache herumzuprobieren.
Der Plan sortiert das. Er legt fest, wer die Entscheidungen trifft, welche Systeme zuerst zurückkommen müssen, wo die Sicherungen liegen und wer an sie herankommt. Und er wird ausgedruckt aufbewahrt, weil eine Datei auf dem an diesem Morgen wenig hilft.
Was macht das konkret?
- Er benennt Zuständigkeiten. Eine Person entscheidet, eine Person hält Kontakt zu uns, eine Person informiert Mitarbeiter und Kunden. Sonst machen alle alles halb.
- Er legt die Reihenfolge fest. Zuerst kommt zurück, was Ihr Geschäft am Laufen hält, meist die Fachanwendung, die Auftragsdaten und die Telefonie. Alles andere wartet.
- Er nennt Zeiten, keine Hoffnungen. Wie viele Stunden Arbeit dürfen verloren gehen, und wie schnell muss der Betrieb wieder laufen? Aus diesen beiden Zahlen ergibt sich der Rest.
- Er hält alle Nummern an einem Ort. Ihre Ansprechpartner bei uns, beim Internetanbieter, beim Hersteller der Fachanwendung, bei der Versicherung. Alles auf Papier, nicht nur im Postfach.
- Er wird geübt. Einmal im Jahr spielen wir die Rückholung testweise durch und messen, wie lange sie wirklich dauert.
Warum ist das für Ihr Unternehmen wichtig?
Ein Stillstand kostet Sie nicht durch die Technik, sondern durch die Zeit. Löhne laufen weiter, Termine platzen, Kunden fragen nach. Ob dieser Zustand vier Stunden oder drei Tage dauert, entscheidet selten die Technik allein. Es entscheidet, wie schnell die richtigen Leute die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge gehen.
Dazu kommt die Frage der Verantwortung. Als Geschäftsführer oder Praxisinhaber müssen Sie darlegen können, wie Ihr Betrieb mit einem Ausfall umgeht, und zwar gegenüber Ihrer Versicherung, bei einer Prüfung und gegenüber Auftraggebern, die inzwischen danach fragen. Ein geschriebener und geübter Plan ist dieser Nachweis. Ein Plan im Kopf ist keiner.
Und es gibt einen Nebeneffekt, den viele unterschätzen: Beim Aufschreiben fallen Lücken auf. Fast immer stellt sich heraus, dass ein wichtiges System gar nicht gesichert war, dass ein Zugang nur einer einzigen Person bekannt ist oder dass die Rufnummernliste seit drei Jahren nicht gepflegt wurde. Diese Erkenntnisse sind allein den Termin wert.
Brauchen Sie das?
- Sie könnten heute nicht sagen, welches System nach einem Ausfall zuerst zurückkommt
- Wichtige Zugangsdaten kennt nur eine einzige Person im Betrieb
- Es hat noch nie jemand geübt, wie eine Rückspielung abläuft
- Ihre Notfallnummern stehen ausschließlich digital im Postfach
- Ein Auftraggeber oder Ihre Versicherung hat schon einmal nach Ihrem Notfallkonzept gefragt
So setzen wir das bei Ihnen um
Wir setzen uns einmal mit Ihnen zusammen und schreiben auf, was zuerst laufen muss, wer welche Rolle übernimmt und wie lange die Rückholung dauern darf. Daraus entsteht ein kurzes Dokument in verständlicher Sprache, das Sie ausdrucken und griffbereit aufbewahren. Anschließend prüfen wir einmal im Jahr, ob es noch zu Ihrer IT passt.
Wie Sicherung, Rückspieltest und Notfallplan bei uns zusammengehören, lesen Sie auf der Seite Backup & Notfall. Rufen Sie uns an, dann bringen wir die ersten zwei Seiten gemeinsam zu Papier.
Häufige Fragen
Brauchen wir einen Notfallplan, wenn wir doch ein Backup haben?
Ja. Die Sicherung ist das Material, der Plan ist die Anleitung. Ohne festgelegte Reihenfolge diskutieren am Ausfalltag drei Leute darüber, was zuerst zurückkommt, während die Belegschaft wartet. Genau diese Stunden kosten am meisten Geld.
Was kostet die Erstellung eines Notfallplans?
Das hängt an der Größe Ihres Betriebs und daran, wie viele Systeme beteiligt sind. Für ein Büro mit einem Server ist es ein überschaubarer Termin, in dem wir den Plan gemeinsam aufschreiben. Bei mehreren Standorten wird es aufwendiger. Wir sagen Ihnen den Aufwand vorher.
Wie oft muss so ein Plan geübt werden?
Einmal im Jahr ist ein guter Richtwert, zusätzlich nach jeder größeren Änderung an Ihrer IT. Geübt wird nicht der ganze Ernstfall, sondern die wichtigsten Schritte: Rückspielung testen, Telefonliste prüfen, Reihenfolge durchsprechen.
Was gehört mindestens in einen Notfallplan?
Wer im Ernstfall entscheidet und wer wen anruft. Welche Systeme in welcher Reihenfolge zurückkommen. Wo die Sicherungen liegen und wer an sie herankommt. Wie Sie Kunden und Mitarbeiter informieren. Und ein Papierausdruck davon, denn digital ist der Plan an genau diesem Tag vielleicht nicht erreichbar.
Was ist der Unterschied zwischen Notfallplan und Wiederherstellung?
Die Wiederherstellung ist der technische Teil: Daten und Systeme kommen zurück. Der Notfallplan umfasst den ganzen Tag drumherum, also Entscheidungen, Zuständigkeiten, Reihenfolge und Kommunikation. Ohne den Rahmen bleibt die Technik oft in der Warteschleife.