Was ist das eigentlich?
Stellen Sie sich vor, Sie müssten für jeden neuen Mitarbeiter eine eigene Werkstatt einrichten: Werkbank kaufen, Werkzeug kaufen, alle paar Jahre alles ersetzen, weil es abgenutzt ist. Genau so hat man Bürosoftware früher beschafft. Microsoft 365 ist der andere Weg: Sie mieten eine fertig eingerichtete Werkstatt. Das Werkzeug liegt bereit, verschlissene Teile werden ohne Ihr Zutun ausgetauscht, und wenn ein Mitarbeiter dazukommt, stellen Sie ihm einfach einen weiteren Platz frei.
Übersetzt in den Büroalltag heißt das: Word, Excel, Outlook und PowerPoint arbeiten wie gewohnt, sehen aus wie gewohnt und liegen auf jedem Gerät bereit. Neu ist, was drumherum passiert. Die E-Mail-Postfächer laufen nicht mehr auf einem Gerät in Ihrem Serverschrank, sondern in einem Rechenzentrum. Dateien lassen sich in gemeinsamen Ordnern ablegen, auf die mehrere Personen gleichzeitig zugreifen. Und Teams ist der Ort für Besprechungen und kurze Absprachen, ohne dass jemand dafür ins Auto steigen muss.
Was macht das konkret?
- Es stellt die Büroprogramme bereit. Word, Excel, Outlook, PowerPoint und weitere Programme sind im Abo enthalten und dürfen je Person auf mehreren Geräten installiert werden.
- Es betreibt Ihre E-Mail. Postfächer, Kalender und Kontakte laufen im Rechenzentrum und sind auf allen Geräten gleich aktuell, ohne dass bei Ihnen ein Gerät dafür laufen muss.
- Es hält Dateien an einem Ort. Gemeinsame Ordner ersetzen das Hin- und Herschicken per Mail. Alle sehen dieselbe Fassung, und ältere Stände lassen sich wiederherstellen.
- Es bringt Besprechungen ins Haus. Über Teams telefonieren Sie mit Bild, teilen den Bildschirm und beantworten kurze Rückfragen im Chat, auch mit Kunden von außerhalb.
- Es hält sich selbst aktuell. Aktualisierungen kommen laufend nach. Der Sprung auf eine neue Version alle paar Jahre entfällt, und damit auch das Kostenrisiko dieses Sprungs.
Warum ist das für Ihr Unternehmen wichtig?
Der erste Punkt ist Planbarkeit. Sie zahlen einen festen Betrag je Mitarbeiter und Monat, statt alle paar Jahre eine größere Summe für neue Lizenzen aufzubringen. Kommt jemand dazu, buchen Sie einen Platz hinzu. Geht jemand, buchen Sie ihn wieder ab.
Der zweite Punkt ist Ausfallsicherheit im Alltag. Wenn ein Rechner ausfällt, ist ein Mitarbeiter kurzzeitig ohne Gerät, aber nicht ohne seine Arbeit. Postfach, Kalender und Dateien liegen nicht auf dem defekten Rechner, sondern sind vom Ersatzgerät aus sofort wieder da.
Der dritte Punkt ist Zusammenarbeit. Angebote, Preislisten und Formulare, die als Anhänge zwischen Postfächern hin- und herwandern, kosten jeden Tag Zeit und führen regelmäßig dazu, dass jemand mit einer alten Fassung arbeitet. Ein gemeinsamer Ordner beendet diese Sucherei.
Ehrlich gesagt gibt es auch eine Kehrseite. Ihre Daten liegen bei einem amerikanischen Anbieter, und ohne Internet steht ein Teil der Arbeit still. Wo Ihre Daten liegen sollen und wer darauf zugreifen darf, ist deshalb eine Entscheidung, die Sie bewusst treffen sollten.
Programme und Postfächer lassen sich dabei auch trennen: Word, Excel und Teams aus dem Abo, die E-Mail dagegen auf einem eigenen Mailserver mit . Ab etwa zwanzig Postfächern wird dieser Weg wirtschaftlich interessant, vor allem wenn ohnehin ein im Haus steht. Wir rechnen Ihnen beide Varianten aus, bevor Sie sich festlegen.
Brauchen Sie das?
- Ihre Mitarbeiter arbeiten an mehreren Orten oder zeitweise von zu Hause
- Ihr E-Mail-Server oder Ihr Office-Paket ist mehrere Jahre alt
- Dateien wandern bei Ihnen als Anhang zwischen Postfächern hin und her
- Sie möchten monatlich planbare Kosten statt größerer Anschaffungen
- Besprechungen mit Kunden oder Standorten sollen auch am Bildschirm möglich sein
So setzen wir das bei Ihnen um
Wir sehen uns zuerst an, wer bei Ihnen wirklich welches Paket braucht, denn der Unterschied zwischen dem kleinsten und dem größten Paket ist erheblich. Danach richten wir die Postfächer ein, übernehmen Ihre bestehenden E-Mails und Kalender und legen die gemeinsamen Ordner so an, dass jeder nur das sieht, was er sehen soll. Zum Schluss ergänzen wir eine eigene und eine Anmeldung mit zweitem Nachweis, damit ein abgefangenes Passwort allein niemandem nützt.
Wie ein vollständiger Arbeitsplatz aus der bei uns aussieht, lesen Sie auf unserer Seite zum Cloud-Arbeitsplatz.
Häufige Fragen
Was kostet Microsoft 365 für eine kleine Firma?
Abgerechnet wird pro Mitarbeiter und Monat, und es gibt mehrere Pakete mit unterschiedlichem Umfang. Der Preis hängt also davon ab, wie viele Personen bei Ihnen arbeiten und wer welche Programme wirklich braucht. Häufig genügt einem Teil der Belegschaft ein kleineres Paket. Wir zählen Ihre Arbeitsplätze durch und rechnen Ihnen die monatliche Summe vorher aus.
Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 und dem alten Office?
Das klassische Office haben Sie einmal gekauft und dann jahrelang benutzt, bis es veraltet war. Microsoft 365 mieten Sie monatlich, dafür bleiben die Programme automatisch aktuell. Zusätzlich sind Dienste enthalten, die es früher nicht gab, etwa Postfächer, Videobesprechungen und Speicherplatz für Dateien.
Wo liegen unsere Daten?
Ihre Postfächer und Dateien liegen in Rechenzentren von Microsoft. Für europäische Kunden lässt sich der Speicherort auf die Europäische Union festlegen. Wenn Sie Ihre Dateien lieber im eigenen Haus oder bei einem deutschen Anbieter behalten möchten, kombinieren wir Microsoft 365 mit Nextcloud.
Brauchen wir dann noch eine Datensicherung?
Ja. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft, nicht dafür, dass eine versehentlich gelöschte Mail nach einem halben Jahr noch auffindbar ist. Gelöschte Inhalte verschwinden nach Ablauf einer Frist endgültig. Wir sichern Postfächer und Dateien deshalb zusätzlich.
Funktioniert das auch ohne Internet?
Die Programme sind auf Ihrem Rechner installiert und starten auch ohne Verbindung. Dateien, die lokal liegen, können Sie normal bearbeiten. Neue E-Mails, gemeinsame Ordner und Videobesprechungen brauchen dagegen eine Internetverbindung.