Was ist das eigentlich?
E-Mail funktioniert wie die Poststelle eines Unternehmens. Irgendwo muss jemand die Sendungen annehmen, Werbung aussortieren, verdächtige Pakete zurückhalten und den Rest in die richtigen Fächer legen. Bei den meisten Betrieben sitzt diese Poststelle heute bei einem großen Anbieter, und der bestimmt die Regeln: was er wie lange aufhebt, was er mitliest, was er kostet.
Mailcow holt die Poststelle zurück ins eigene Haus. Es ist kein einzelnes Programm, sondern ein Bündel bewährter Bausteine, die sonst mühsam einzeln zusammengesetzt werden müssten. Die Annahme der Sendungen, die Postfächer, der Spamfilter, die Virenprüfung, der Abgleich mit Mobiltelefonen und die Verwaltung im Browser kommen fertig aufeinander abgestimmt.
Für Ihre Mitarbeiter ändert sich dadurch nichts Sichtbares. Outlook bleibt Outlook, das Telefon holt seine Mails wie bisher, der Kalender gleicht sich ab. Was sich ändert, ist die Frage, wer die Schlüssel zum Postraum hat.
Was macht das konkret?
- Es nimmt Ihre E-Mails an und stellt sie zu. Postfächer, Verteiler und Weiterleitungen verwalten Sie selbst, ohne für jedes neue Postfach eine Bestellung auszulösen.
- Es filtert Werbung und Schadcode heraus. Spamerkennung und Virenprüfung sind eingebaut und lernen mit. Verdächtige Anhänge kommen gar nicht erst im Postfach an.
- Es gleicht Kalender und Kontakte ab. Termine und Adressbücher liegen im selben System, erreichbar von Rechner und Telefon.
- Es weist sich als berechtigter Absender aus. Die dafür nötigen Einträge sorgen dafür, dass Ihre Mails ankommen und dass niemand in Ihrem Namen schreibt.
- Es verschlüsselt die Übertragung. Zwischen Ihrem Server und der Gegenstelle wird verschlüsselt gesprochen, ebenso zwischen Arbeitsplatz und Server.
Warum ist das für Ihr Unternehmen wichtig?
Der offensichtliche Punkt ist der Datenschutz. In E-Mails steht, woran Ihr Betrieb gerade arbeitet: Angebote, Personalfragen, bei Praxen und Kanzleien auch Dinge, die unter eine Schweigepflicht fallen. Wenn diese Nachrichten auf einem Server in Ihrem Haus oder in einem deutschen Rechenzentrum liegen, ersparen Sie sich einen ganzen Stapel Fragen zur Auftragsverarbeitung.
Der zweite Punkt sind die Kosten und ihre Vorhersagbarkeit. Bei gemieteten Postfächern zahlen Sie pro Kopf und Monat, dauerhaft, und der Preis wird nicht von Ihnen festgelegt. Der eigene Server kostet einmal Einrichtung und danach Betreuung. Ob sich das rechnet, hängt an der Zahl der Postfächer, und diese Rechnung machen wir vorher gemeinsam auf.
Der dritte Punkt ist die Beweglichkeit. Ein zusätzliches Postfach für die Aushilfe, ein Verteiler für die Baustelle, eine Weiterleitung während des Urlaubs: All das ist eine Sache von Minuten, ohne Vertragsänderung.
Ehrlich dazu gehört: Ein Mailserver braucht Pflege. Aktualisierungen, Überwachung und ein Auge auf die Zustellbarkeit sind Pflicht, nicht Kür. Ohne feste Betreuung ist davon abzuraten. Mit Betreuung läuft er unauffällig, und genau so soll es sein.
Brauchen Sie das?
- Sie verarbeiten in E-Mails Daten, die besonders geschützt gehören
- Ihre monatlichen Kosten für Postfächer sind über die Jahre deutlich gewachsen
- Sie haben ohnehin einen Server im Haus oder planen einen
- Sie möchten Postfächer und Verteiler selbst anlegen können
- Sie wollen wissen, wo Ihre Nachrichten liegen und wer darauf zugreifen kann
So setzen wir das bei Ihnen um
Zuerst klären wir die Rahmenbedingungen: Wie viele Postfächer, welcher Speicherbedarf, welche Programme sind im Einsatz, wie ist die Internetanbindung. Daraus ergibt sich, ob der Server bei Ihnen im Haus steht oder in einem Rechenzentrum in Deutschland.
Dann bauen wir den Server auf, richten die Einträge für die Zustellbarkeit ein und übernehmen die vorhandenen Postfächer samt Verlauf. Die Umstellung selbst legen wir auf einen Abend oder ein Wochenende. In den ersten Tagen behalten wir die Zustellung an die großen Anbieter im Blick und stellen nach, wo es nötig ist.
Danach läuft der Server in der IT-Betreuung mit: Aktualisierungen, Überwachung, Sicherung. Wie wir Server und insgesamt aufbauen, steht auf der Seite IT-Infrastruktur. Rufen Sie uns an, dann rechnen wir Ihren Fall gemeinsam durch.
Häufige Fragen
Landen unsere Mails dann im Spamordner der Empfänger?
Nur, wenn der Server schlecht eingerichtet ist. Entscheidend sind drei Einträge im Internetverzeichnis, mit denen Ihr Server sich als berechtigter Absender ausweist, dazu eine saubere Absenderadresse. Wir richten das ein und prüfen die Zustellung an die großen Anbieter, bevor wir umschalten.
Was passiert, wenn der Server ausfällt?
E-Mail ist an dieser Stelle gutmütig: Der absendende Server versucht es über Stunden hinweg erneut, es geht also nichts verloren. Trotzdem hinterlegen wir einen zweiten Annahmepunkt und überwachen den Dienst, damit ein Ausfall nicht erst auffällt, wenn ein Kunde anruft.
Können wir Outlook weiterbenutzen?
Ja. Mailcow spricht die gängigen Verfahren, unter anderem ActiveSync für Outlook und Mobiltelefone. Postfach, Kalender und Adressbuch gleichen sich damit wie gewohnt ab. Wer lieber im Browser arbeitet, nutzt die mitgelieferte Weboberfläche.
Lohnt sich das gegenüber Microsoft 365?
Das hängt an Ihrer Größe und Ihren Ansprüchen. Ab etwa 20 Postfächern wird der Eigenbetrieb wirtschaftlich interessant, vor allem wenn Sie ohnehin einen Server im Haus haben. Wer die Office-Programme und die Zusammenarbeit von Microsoft braucht, ist dort weiterhin gut aufgehoben. Wir sagen Ihnen offen, was in Ihrem Fall günstiger ist.
Wie steht es um den Datenschutz?
Die Postfächer liegen auf Ihrem Server an einem Standort, den Sie bestimmen. Es gibt keine Auftragsverarbeitung mit einem Anbieter außerhalb Europas und keine Auswertung Ihrer Inhalte. Für Praxen und Kanzleien, die Berufsgeheimnisse zu wahren haben, ist das ein handfestes Argument.