Was ist das eigentlich?
Stellen Sie sich vor, Sie lagern Ihre Aktenordner in einem fremden Lagerhaus ein. Drei Fragen entscheiden darüber, ob Sie sich dabei wohlfühlen: Wissen Sie, in welcher Stadt die Halle steht? Wissen Sie, wer außer Ihnen einen Schlüssel hat? Und können Sie Ihre Ordner morgen wieder abholen, wenn Sie den Anbieter wechseln wollen?
Datensouveränität ist genau das, übertragen auf Ihre digitalen Unterlagen. Ihre Kundendaten, Ihre Buchhaltung, Ihre Angebote und Ihre Postfächer liegen heute selten alle im eigenen Serverschrank. Sie sind verteilt auf Dienste, die irgendwo betrieben werden. Souverän sind Sie dann, wenn Sie diese drei Antworten kennen. Nicht, weil ein fremdes Lagerhaus grundsätzlich schlecht wäre, sondern weil Sie am Ende geradestehen müssen, wenn ein Kunde fragt, was mit seinen Daten passiert.
Der wunde Punkt ist meist der dritte. Vieles lässt sich leicht einlagern und nur schwer wieder herausholen. Wer nicht wechseln kann, verhandelt bei der nächsten Preiserhöhung nicht mehr mit.
Was macht das konkret?
- Sie kennen den Speicherort. Für jeden Dienst ist festgehalten, in welchem Land die Daten liegen. Bei europäischen Anbietern ist das meist klar, bei anderen gehört es in die Einstellungen.
- Sie steuern die Zugriffe. Sie legen fest, wer welche Ordner sieht, und Zugriffe lassen sich nachvollziehen. Ein ausgeschiedener Mitarbeiter verliert seinen Zugang sofort.
- Sie behalten eine eigene Sicherung. Auch wenn ein Dienst zuverlässig läuft, liegt eine zusätzliche Kopie unter Ihrer Kontrolle. Damit sind Sie von der Vertragslage unabhängig.
- Sie können den Anbieter wechseln. Ihre Daten lassen sich vollständig in einem gängigen Format herunterladen und woanders wieder einspielen.
- Sie können Auskunft geben. Fragt ein Kunde oder eine Behörde nach, wissen Sie, welche Daten Sie wo verarbeiten. Das ist der praktische Teil Ihrer Pflichten aus der .
Warum ist das für Ihr Unternehmen wichtig?
Der erste Grund ist Haftung. Für die Daten Ihrer Kunden, Patienten oder Mandanten sind Sie verantwortlich, nicht der Anbieter, bei dem sie zufällig liegen. Wenn dort etwas schiefgeht, klingelt das Telefon bei Ihnen.
Der zweite Grund ist Abhängigkeit. Ein Anbieter, aus dem Sie faktisch nicht herauskommen, kann Preise erhöhen, Funktionen streichen oder Bedingungen ändern. Solange ein Wechsel möglich bleibt, bleiben Sie verhandlungsfähig.
Der dritte Grund ist Vertrauen im Markt. Immer mehr Auftraggeber, gerade im öffentlichen Bereich und im Gesundheitswesen, fragen vor der Zusammenarbeit nach, wo Daten verarbeitet werden. Wer darauf eine klare Antwort hat, spart sich lange Diskussionen und gewinnt gelegentlich den Auftrag.
Und schließlich geht es um Ruhe. Ein einmal erstelltes Verzeichnis Ihrer Dienste und Speicherorte nimmt einem Großteil der Unsicherheit die Schärfe. Sie müssen nicht jeden Dienst selbst betreiben. Sie müssen nur wissen, welchen Sie warum einsetzen.
Brauchen Sie das?
- Sie verarbeiten Kunden-, Patienten- oder Mandantendaten
- Sie nutzen Dienste aus dem Internet, ohne genau zu wissen, wo diese die Daten speichern
- Auftraggeber oder Berufsverbände fragen nach Ihren Verarbeitungsorten
- Sie möchten nicht dauerhaft von einem einzigen Anbieter abhängig sein
- Es gibt bei Ihnen keine Übersicht, welche Dienste im Betrieb überhaupt im Einsatz sind
So setzen wir das bei Ihnen um
Wir erstellen zuerst eine ehrliche Übersicht: Welche Dienste nutzen Sie, welche Daten liegen dort, und in welchem Land werden sie verarbeitet. Danach entscheiden wir gemeinsam, was ruhig bei einem großen Anbieter bleiben darf und was besser in Deutschland oder im eigenen Haus liegt. Für Dateien und gemeinsame Ordner setzen wir dafür gern ein, für die Postfächer , für die Absicherung Technik von Securepoint aus Deutschland. Nextcloud und Mailcow sind : Ihr Quelltext lässt sich prüfen, und Sie hängen nicht an den Preisen eines einzelnen Anbieters. Die Arbeit nimmt Ihnen das nicht ab, denn jemand muss die Systeme pflegen.
An dieselbe Linie halten wir uns bei unserer eigenen Software für Ladepunkte: in Deutschland, ein einziger offener Zugang nach außen, und eine Demo, in der Sie vorab sehen, was die Oberfläche mit den Daten macht.
Wie wir Arbeitsplätze und Ablage insgesamt aufbauen, lesen Sie auf unserer Seite zum Cloud-Arbeitsplatz.
Häufige Fragen
Muss ich als kleines Unternehmen wissen, wo meine Daten liegen?
Ja, denn die Verantwortung für die Daten Ihrer Kunden bleibt bei Ihnen, auch wenn ein Dienst sie speichert. Kommt eine Auskunftsanfrage oder eine Prüfung, müssen Sie benennen können, welche Dienste Sie einsetzen und wo diese die Daten ablegen. Das ist weniger Aufwand, als es klingt, wenn man es einmal sauber aufschreibt.
Bedeutet Datensouveränität, dass alles im eigenen Haus stehen muss?
Nein. Sie können Dienste aus der Cloud nutzen und trotzdem die Kontrolle behalten. Entscheidend ist, dass Sie den Speicherort kennen, die Zugriffe steuern, eine eigene Datensicherung haben und Ihre Daten jederzeit vollständig mitnehmen können.
Was ist der Unterschied zwischen Datensouveränität und Datenschutz?
Datenschutz ist die gesetzliche Pflicht, personenbezogene Daten ordentlich zu behandeln. Datensouveränität ist die praktische Fähigkeit, über Ihre Daten zu bestimmen. Ohne die zweite erfüllen Sie die erste nur auf dem Papier, denn wer nicht weiß, wo etwas liegt, kann es weder schützen noch löschen.
Sind amerikanische Anbieter damit tabu?
Nein, aber sie verlangen eine bewusste Entscheidung. Viele Anbieter lassen sich so einstellen, dass die Daten in der Europäischen Union bleiben. Für besonders schützenswerte Unterlagen ist ein deutscher Anbieter oder Speicher im eigenen Haus die ruhigere Wahl.
Wie komme ich wieder aus einem Dienst heraus?
Das sollten Sie vor dem Einstieg klären, nicht danach. Prüfen Sie, ob sich alle Daten vollständig und in einem gängigen Format herunterladen lassen. Wir sehen uns diesen Punkt bei jeder Auswahl an, damit ein Wechsel möglich bleibt.